お悔みとは、『人の死を悲しみ、弔うこと』や『残された人にかける慰めの言葉』です。相手の心情に寄り添って、言葉を選ぶ必要があるでしょう。
お悔みのメールを出すことになったとき、適切な文面が思い浮かばずに戸惑うものです。とくに上司へのメールの場合は、マナーや知識も十分に心得ておく必要があるでしょう。
そこで今回は、上司へのお悔みメールの書き方について紹介します。テンプレを参考にして、自分なりの言葉に置き換えてみてください。
【テンプレ】上司へのお悔みメールの書き方とは？
上司にお悔みの言葉をメールで伝えてもいい？
本来であれば、お悔みの言葉はメールで伝えるものではありません。葬儀に参列して直接伝えるのが正式です。もし参列できない場合には、電報や手紙を出すのがマナーとなります。
ただ現在では、相手との関係によってメールでお悔みを伝えても問題ありません。ただし『相手との関係』というところが重要なポイントですので、十分に配慮するようにしてください。
お悔みメールをしても良い関係とは、
- 友人
- 上司・同僚
- 仕事の取引先
です。
ただし上記にはすべて『親しい』という前置きがあるのが前提となります。親しくない場合には、メールは避けた方が良いでしょう。
お悔みメールをしてはいけない関係とは、
- 親族
- 役職が高い上司
- 関係性の薄い上司・同僚・友人
です。
関係の深さは個人的な主観によるものです。自分では親しいと感じていても、相手がどう感じているかはわかりません。曖昧な関係の場合は、メールはやめておいた方が良いです。
また訃報の連絡をメールで受け取った場合には、そのままメールでお悔みメールをしましょう。すぐに返信することが、相手への気遣いにもなります。
お悔みのメールは、状況や関係を考えて適切に送ることが必要です。相手の心情などにも配慮して、メールを送るべきか考えてみてください。
メールをするメリット
メールをすることのメリットは、すぐに気持ちを届けられることです。伝えたい気持ちを伝えられないモヤモヤとした気持ちを抱えないで良いでしょう。
また受け取る上司も、都合の良いときに読むことができます。葬儀などでバタバタとしている合間に、お悔みメールを見てくれるでしょう。
送る側も受ける側も時間や場所を選ばないのは、メールの最大のメリットです。自分の気持ちを簡潔に伝えるようにしましょう。
メールをするデメリット
形式的には正式なお悔みになっていないというのがデメリットです。昔では非常識であり、マナー違反な行為だとされていました。
そのため関係性や状況などを、十分に配慮してメールを送る必要があります。少し間違えると相手に不快感を与えてしまうので注意しましょう。
上司へのお悔みメール：NGワード
お悔みメールをするときには、一字一句に配慮が必要になります。いつも気軽にメールをしている上司であっても、『お悔みメール』であることをよく理解しましょう。
まず上司の心情として、身近な人を失ってしまった喪失感を抱えています。何気ないこと言葉でも、深く傷つけたり悲しみを増幅させてしまうことになるのです。
上司ですから、日頃から敬語を使用するのは当然です。ただ親しい上司の場合、フランクにやりとりしていることもあるでしょう。
しかしお悔みメールの場合は、必ず正しい敬語を使用してください。これは相手を敬う気持ちの表れでもあります。
『お母さんの突然の不幸を聞いて、とてもビックリしました』これでは日常会話のようですね。正しい敬語でもないですし、丁寧さを感じることができません。
『お母様の突然のご不幸を伺い、大変驚きました』このような文面に訂正してください。どんなに親しくても、より丁寧な言葉を選びましょう。
突然の死で驚くことがあるでしょう。しかし上司に対して死因を尋ねるようなことは、絶対に避けるべきです。
まだ頭も気持ちも整理できていない状況ですので、死因を言わせるのは非常識でしょう。相手が言うまでは、聞かないのがマナーであり配慮です。
お悔みのマナーとして、繰り返す言葉は避ける必要があります。これは、不幸が繰り返されることを連想してしまうからです。
【いろいろ】
【たびたび】
【しばしば】
【重ね重ね】
【わざわざ】
【これからも】
【この先も】
【追って】
【続く】
このような言葉は使わないようにしましょう。必ずメールを送る前に内容を確認して、繰り返し言葉がないか確かめてください。
不幸や不吉をイメージしてしまうような縁起悪い言葉もNGです。マナーの一つでもありますし、上司への気遣いでもあります。
【離れる】
【消す】
【死ぬ】
【別れる】
【切れる】
【降りる】
【忙しい】
意識していないと使用してしまうような言葉もあるので、最終確認をしましょう。悲しみを深くしてしまうことになるので気をつけてください。
お悔みメールで、元気になってほしくて顔文字や絵文字を使用する人もいます。しかし顔文字や絵文字は、使用しないようにしましょう。
笑顔・涙など表情を出して言葉を伝えても、上司の心情はわかりません。反対に悲しみを深くさせてしまったり、不快な気分にさせてしまうこともあります。
とくに最初に送るお悔みメールであれば、句読点のみが基本です。自分の本位だけでメールに彩りを出さないようにしてください。
