上司へのメール書き出しのポイントとは？お礼・報告・返信など理由別で紹介！
上司へのメールを作成するとき、気をつけるべきことは多数あります。上司に対して失礼がないように、マナーを心得て作成しなくてはいけませんよね。
特にメールの書き出しは、最初の印象を与える大切な部分です。書き出しを間違えてしまうと、その後の文章の効力までなくしてしまいます。
そこで、まずはメールの書き出しについて学びましょう。今回は上司へのメール書き出しのポイントについて紹介します。
お礼・報告・返信などの理由別になっていますので、ぜひ作成する前に参考にしてください。
メール作成の前に知っておくべきこと
メールか口頭か都度考慮する
今は誰も気軽かつ手軽にメールができる時代です。社内メールも普及していることから、上司へメールを送ることも常識になっています。
メールを送ることのメリットは多数あるでしょう。
①相手の都合で読んでもらえる
②情報が記録として残る
③顔を合わせなくても伝えることができる
このような点からメールは大変便利です。
しかし一方で、メールでは伝わりにくいこともあります。またメールで伝えると失礼になるような内容もあるでしょう。
メールのメリットがあるように、目を見て直接伝えるメリットもあります。どちらも時と場合に応じて使い分けることが重要です。
上司にメールを送るとき、まずは『今回の件はメールで良いか』今一度考えてみましょう。そのうえでメールを作成するようにしてください。
①『上司が目の前にいるが忙しそう』『重要度は低い』
→メールを送り「お手すきでメールの確認をお願いします」と直接伝える
②『上司が目の前にいるが忙しい』『今すぐ判断してもらう必要がある』
→状況を見て直接相談
③『上司は出先』『大きなミスをした』
→メールを送ったうえで、上司の帰社を待ちましょう。顔を見たら直接報告・謝罪が必要です。
自分の状況や意志ではなく、上司や仕事の状況を最優先にさせて考えてください。
時間やタイミングを考慮
社内メールの場合でも、ほとんどの人は自分の携帯に転送されるよう設定しています。そこで送信する時間やタイミングにも配慮しましょう。
たとえば、残業していて０時近くにメールを送ったとします。緊急であれば仕方ないですが、そうでなければ迷惑な時間帯になるでしょう。
明日でも良い内容であれば、作成保存をしておき明日の朝に送りましょう。受け取る側のことを考えて送信してください。
タイトルも重要
今回はメールの書き出しについて具体的に紹介します。ただ書き出しにつながるものとして、タイトルは重要項目です。
上司のもとには、毎日多数のメールが受信されているでしょう。そこでタイトルだけでも内容や重要度が判断できるように明記する必要があります。
お礼や報告をするメールであっても、具体的な日時や事柄を入れてください。
【昨日の食事会お礼】
【重要 会議に日時変更について】
【ご報告 〇月〇日までの来客数について】
このようなタイトルにすると、上司は受信箱を見て大体の内容がわかります。忙しいときでも重要なことは、すぐに確認してくれるでしょう。
反対にお礼などであれば、時間のあるときにゆっくり読んでくれます。上司が優先度を判断しやすいようなタイトルで作成してください。
シンプルで簡潔に
メールでは伝えたいことをダラダラと文字にしてしまう人もいます。しかし先程もお伝えしたように上司には多くのメールが届いています。
メールを読んだときに、すぐに理解できないようなものを作成しないでください。シンプルで簡潔にわかりやすく要件を伝えましょう。
正しく丁寧な敬語を使う
常識的なことですが、上司へのメールは正しく丁寧な敬語を使ってください。どんなに親しい上司であっても必ず意識しましょう。
たとえば、【すみません】は敬語に思えて目上の人には使わない言葉です。正しくは【申し訳ございません】となります。
意外と知っているつもりで間違えていることも多いので、今一度見直してみましょう。失礼がないように細心の注意をしてください。
最初に宛先を忘れない
メールの先頭には、必ず送り先の上司の名前を入れることを忘れないようにしましょう。ここでもいくつかのマナーがあるので宛先の書き方から覚えてください。
職場内の上司にメールを送るときは、会社名や部課名は必要ありません。名前に役職もしくは『さん』『様』とつけて表記してください。
【〇〇部長】
【〇〇さん】
【〇〇様】
役職名をつけるのか、『さん』『様』をつけるのかは会社によって異なります。社内の共通ルールに従うようにしてください。
同じ会社で職場が異なる場合には、宛先に部課名をつけます。名前のあとは役職名もしくは『さん』『様』と社内ルールに従ってください。
【経理部 〇〇部長】
【総務課 〇〇課長】
【営業部 〇〇さん】
【管理課 〇〇様】
万が一会社名が異なる上司の場合には【株式会社〇〇】と社名も入れましょう。きちんと誰に向けたメールなのか最初に表記することが大切です。
上司も含む複数の人へ報告のメールをすることもあります。このような場合は、関係のある人に読んでもらうよう宛先を表記します。
【〇〇部 各位】
【〇〇部 皆様へ】
各位というのは、大勢の人を敬って言う言葉です。各位の中に『皆様』という意味を含めているので、上司に対しても失礼ではありません。
『各位殿』『各位様』という表記は二重敬語となり、間違った表現となるので気をつけましょう。
また部課名などが長くなる場合には、総称して【各位】のみでも良いです。
