【返信】書き出し
上司からメールをもらったら、どんな内容であっても返信が必要です。とくに返答内容がなくても、確認したことを伝えるのが礼儀です。
また、確認したら素早く返信することも意識してください。すぐに返答できないことであれば、【明日中に返答します】と伝えるようにしましょう。
また返信メールを作ると引用文が表示されます。必要がないところは削除して見やすくしてくださいね。
返信メールでよく使用する敬語には、間違いやすいものも多いです。ここでいくつかまとめておくので覚えておきましょう。
×了解しました→〇承知いたしました
×確認しました→〇拝見いたしました
×問題ないです→〇そのまま進めていただけたらと思います
目上の人への文章ということを考慮して表現にも気をつけましょう。
【〇〇部長
お疲れ様です。
〇〇（自分の名前）です。
早い時間にも関わらず、早急な対応をいただき
誠にありがとうございます。】
【〇〇部長
お疲れ様です。
〇〇（自分の名前）です。
遅い時間ですのに、ご丁寧なメールをいただき、感謝いたします。】
【〇〇部長
お疲れ様です。
〇〇（自分の名前）です。
早速のご返信、誠にありがとうございます。】
【〇〇部 〇〇課長
お疲れ様です。
〇〇部の〇〇（自分の名前）です。
〇〇の件、承知いたしました。】
【〇〇課長
お疲れ様です。
〇〇です。
お忙しい中、ご丁寧なメールをいただき、大変感謝いたします。
明日の営業に関しまして、承知いたしました。
ご連絡ありがとうございます。
今後ともご指導よろしくお願いいたします。】
【依頼・確認】書き出し
上司に依頼や確認を送る場合には、より丁寧に文章を作る必要があります。誠実さや感謝の気持ちなども伝えることを忘れないようにしましょう。
依頼や確認をする場合には、必ず納期や期日が存在します。上司は忙しいので、メール内で期日を明確に表記しておくことも大切です。
依頼や確認のメールで使用される敬語を一覧にしておきます。間違えないように参考にしてください。
【お願い申し上げます】
【～していただけませんでしょうか】
【ご依頼申し上げます】
【切にお願い申し上げます】
【誠に厚かましいお願いですが】
【事情をお察しいただき】
【突然のお願いで】
【誠に勝手なお願いで】
これらの敬語は依頼や確認でよく使うフレーズです。状況に応じて失礼がないように使用してください。
【〇〇部長
お疲れ様です。
〇〇（自分の名前）です。
明日の会議資料が完成しましたので、お忙しいところ恐縮ですが、ご確認お願いします。】
【〇〇部長
お疲れ様です。
〇〇（自分の名前）です。
〇社への商談資料が完成しましたので、お忙しいところお手数お掛けしますが、アドバイスをいただいてもよろしいでしょうか。】
【〇〇部長
お疲れ様です。
〇〇（自分の名前）です。
来週の〇社への商談について、誠に勝手なお願いですがご同行をお願いしたく、
ご連絡させていただきました、】
【〇〇部長
お疲れ様です。
〇〇です。
〇社に提出する資料が完成しましたので、大変恐縮ですがアドバイスをいただけますでしょうか。
ぜひ〇〇部長にお力を貸していただきたく、何卒よろしくお願いいたします。
商談が〇月〇日にありますので、勝手ではございますが〇月〇日までにご返答をいただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。】
【謝罪】書き出し
ミスをしてしまったときには、速やかに素直に謝罪することが大切です。誠意が伝わることを意識してメールの作成をしましょう。
まず謝罪メールのポイントは、3点あります。
①簡潔にわかりやすく明記する
ミスをしたときに、言い訳してしまう人が多いです。しかしミスはミスです。謝罪と経緯を簡潔にわかりやすく書きましょう。
②謝罪と改善策を考えて伝える
謝罪はもちろんですが、今後の対策なども伝えましょう。自分なりの反省と改善点を考えることが大切です。
③経緯を記載する
なぜこのようなことが起きたのかという事実を上司は把握したいと思っています。わかりやすく経緯を記載してください。
また謝罪メールでよく使用するフレーズをまとめるので、参考にしてください。
【申し訳ありませんでした】
【お詫び申し上げます】
【ご容赦くださいますようお願い申し上げます】
【大変ご迷惑おかけいたしました】
【不徳の致すところでございます】
ミスをした最初の報告がメールというのは失礼です。最初に口頭で謝罪をしてからメールをするようにしましょう。
もし上司が不在であれば、電話で一言伝えてからメールをしてください。メールは簡単に済むからと、最初からメール報告をするのは避けましょう。
【〇〇課長
お疲れ様です。
〇〇（自分の名前）です。
大変申し訳ないのですが、〇〇社への見積書に計算ミスがありましたので、報告します。】
【〇〇課長
お疲れ様です。
〇〇（自分の名前）です。
〇〇の件に関しまして、誠に申し訳ございませんでした。
自分の至らなさを痛感し、深く反省いたしました。】
【〇〇課長
お疲れ様です。
〇〇（自分の名前）です。
〇〇が遅れてしまい、誠に申し訳ございません。
私の確認不備がありましたことを心から反省しております。】
【タイトル：お詫び 書類の記載ミスについて
〇〇課長
お疲れ様です。
〇〇です。
大変申し訳ないのですが、〇〇社の書類に記載ミスがございましたので報告いたします。
ミス書類は昨日のお渡しした資料の3ページ、10項目にあります。
誤：200
正：20
エクセルの関数を使用したために、数式にズレが生じてしまいました。
今後はこのようなミスがないよう一層細心の注意を払うようにいたします。
また作成書類は周囲のチェックを受けてから完成するよう進めてまいります。
このたびは、私のミスにより多大なご迷惑をおかけし申し訳ございませんでした。】
上司へのメールは丁寧に作ること！
上司へのメールは残るものなので、注意をして作成する必要があります。とくに書き出しはメールの印象を大きく変える重要部分です。
まずはタイトル・宛先・書き出しの３セットを確実に記載しましょう。それから具体的な内容に入ってください。
メールは慣れてくると省略や簡略してしまうことが多いです。しかし上司へのメールであれば、何回目であっても丁寧にきちんと作ることを忘れてはいけません。
常に基本を守り、要件に合わせた書き出しを記載してください。習慣化することで、上司への印象は必ず良いものになるでしょう。
