仕事をしていれば、ミスをしてしまうこともあります。ミスは大小に関わらずに、素直に認めて、謝罪をして反省する必要があるでしょう。

上司に謝罪メールを送るときには、言い訳をしてはいけません。まずは自分のミスと向き合い、謝罪と改善を伝えることが重要です。

ミスをしてしまっても謝罪の仕方によって、あなたの評価が上がることもあります。もちろん反対に評価を一気に下げてしまうことにもなるでしょう。

そこで今回は、上司への謝罪メールの送り方を紹介します。注意点と例文も合わせてお伝えするので、ぜひ参考にしてください。

上司への謝罪メールの送り方とは？注意点と例文を紹介！

メールのみで謝罪を済ませるのはNG

今はネット社会になり、なんでもメールで済ませてしまう人も増えています。しかし会社とは、ビジネスであり、相手は上司です。

自分が謝罪をしなければいけないことをしたのであれば、基本は口頭で謝罪をするようにしましょう。直接頭を下げることが、社会人としてのマナーです。

上司にメールで謝罪をするときは、口頭で謝罪したうえで改めて謝罪をするときです。もしくは不在で電話をして、その後メールをするような場合になります。

謝罪は勇気のいることです。メールの方が気楽かもしれません。しかし何も伝えずに、いきなりメールで謝罪をするのは避けましょう。

どうしてもメールが先行してしまう状況であれば、メールの後に電話や口頭で謝罪してください。メールのみで済ませることはしないでください。

上司へ謝罪メールを作成するとき、まずは自分で状況を整理してください。頭が混乱している状態で謝罪をしても、上司には何も伝わりません。

まずは謝罪する内容が、なぜ起こってしまったのか原因を追究しましょう。そしてミスに至るまでの経緯も箇条書きで整理してください。

自分の頭の中でミスの原因が明確になってから謝罪メールを作成することが大切です。そうすると上司の頭の中にも経緯がスムーズに伝わります。

原因も経緯もわからず、ただ謝罪するだけでは意味がありません。ビジネスでの謝罪は、「ごめんなさい」だけでは通りませんので気をつけましょう。

ミスの原因は、本当は自分だけのせいではないかもしれません。上司・同僚・取引先・天候など、ミスの原因となる事情がある場合もありますよね。

しかし結果としてミスとなったのであれば、言い訳や誰かのせいにするのはやめましょう。起こったことを素直に認めて謝罪するのが一番です。

長々と言い訳してしまうと、結局何が言いたいのかわかりません。謝罪から逃げているような印象を与えてしまうので注意してください。

人間ですから、ミスをするのは仕方のないことです。大切なのは、同じミスをしないための再発防止の改善策となります。

謝罪メールでは自分なりの反省と改善策を必ず入れるようにしましょう。その際に【今後このようなことがないように気をつけます】という抽象的なものはやめた方が良いです。

【今後はこのようなことがないよう、周囲の人に二重チェックをしてもらうことを徹底します】
【今後はシステム表記の再確認をおこない、自分の目で確認してから操作をおこないます】
【今後は事前にスケジュール確認のお電話をして、認識のズレがないよう確認してまいります】

このように何をどう変えていくのか具体的に記載してください。上司が納得してくれる改善策を自分なりによく考えてみましょう。

謝罪メールの中で言い訳は無用です。事実であっても、自分をかばうような文章を作ってしまうのは避けましょう。

【きちんとメールしたのですが、先方がメールを読み間違えてしまい】
【私は確認したのですが、うまく認識してもらえなかったようで】
【私は通常通りに手続きしたのですが、今回は急な悪天候で配送会社が遅れてしまったことにより】

このような自分は間違っていないとい前置きがあると、事実でも言い訳に聞こえてしまいます。『私は～したけれど』という言い回しは使わないようにしましょう。

どんな場合でもあっても、事実としておこったことに対して自分の改善策を書いてください。

【きちんとメールしたのですが、先方がメールを読み間違えてしまい】
⇒【私の書き方が誤解を招いてしまったために、先方にきちんと伝わりませんでした】

【私は確認したのですが、うまく認識してもらえなかったようで】
⇒【自分だけではなく、参加者全員に確認をうながすべきだったのですが怠ってしまいました】

【私は通常通りに手続きしたのですが、今回は急な悪天候で配送会社が遅れてしまったことにより】
⇒【悪天候になることを想定できずに、到着が遅れてしまいました】

謝罪は、言いにくいので後に回してしまう人も多いです。しかし謝罪こそスピードが命です。早ければ対処できる方法も増えるでしょう。

そこでミスが発覚したら迅速に謝罪をしてください。まずは口頭もしくは電話で伝えて、指示を仰ぎましょう。

そして当日中に謝罪メールを送ってください。もちろんミスの対応が先ですが、落ち着いたからと帰宅せず反省と改善を自分で整理してメールを作成してから帰宅しましょう。

謝罪をするときというのは、上司も気持ちが荒くなっている場合もあります。そこで謝罪メールで刺激をしないように丁寧な言葉遣いで作成してください。

少しでも乱雑な言い回しになると、火に油を注ぐようなものです。沈静させるように、丁寧にかつ反省していることが伝わるようにメールを考えましょう。