共通挨拶は『お疲れ様です』
社内の上司へのメールであれば、共通挨拶は【お疲れ様です】が一般的です。これは時間に関わらずに使える言葉となります。
稀に【ご苦労様です】と言う人がいますが、目上の人に対しては失礼な言葉です。上司には使わないようにしてください。
また平仮名で【おつかれさまです】と入れると、柔らかくて軽い印象を与えます。ビジネスメールの場合は漢字を使い【お疲れ様です】と送りましょう。
送り元の名前
続いて、発信者名を書きます。これは、読み手が誰からのメールなのかを冒頭で理解できるためです。
【〇〇課長
お疲れ様です。
〇〇（自分の名前）です。】
これが冒頭文章の定型文となります。この後から要件に合わせた書き出し文章に続けていくので、しっかり把握しておいてくださいね。
【お礼】書き出し
上司へお礼のメールを送るときは、感謝したい気持ちをシンプルに伝えることが重要です。また日や時間を空けずに送るようにしてください。
お礼のメールは小さなことでも必ず入れておく方が良いでしょう。送って嫌な気持ちになる上司はいないので、少しでもお礼すべきことがあればメールすると良いです。
ただし目の前に上司が座っている場合は、目を見て直接お礼を伝えましょう。お礼メールは上司が不在のときに送るようにしてください。
またメールを送信したあとに顔を合わす機会があれば、口頭でのお礼も忘れないでください。
【〇〇課長
お疲れ様です。
〇〇（自分の名前）です。
昨日はプレゼンテーションでのアドバイスをいただき、誠にありがとうございました。
本日無事に終了することができました。】
【〇〇課長
お疲れ様です。
〇〇（自分の名前）です。
遅い時間にも関わらず、早急な対応をいただき誠にありがとうございます。】
【営業部 〇〇課長
お疲れ様です。
総務部〇〇（自分の名前）です。
先日は依頼していた〇〇の件に快く対応いただきまして、誠にありがとうございます。】
【〇〇課長
お疲れ様です。
〇〇（自分の名前）です。
本日は営業に同行いただき、ありがとうございました。】
【タイトル：営業同行のお礼
〇〇部長
お疲れ様です。
〇〇です。
本日は私の取引先に同行頂きまして、誠にありがとうございます。
〇〇課長の営業の進め方や考え方に学ぶことがたくさんありました。
拝見させて頂いたことを今後の営業活動で活かしていきたいと思います。
本当にありがとうございました。】
このように書き出しをしっかりした後に、具体的なお礼内容を入れてください。学んだことや今後のことまで触れると良いです。
最後に【取り急ぎお礼まで】などと入れる人もいますが、これは失礼になることもあります。最後の締めくくりは、再度お礼をして結ぶようにすると良いです。
【報告】書き出し
ビジネスシーンにおいて、上司に報告をするというのは基本です。上司が不在のときには、報告メールは重要ですので抑えておきましょう。
まず報告メールを送るときには、報告の緊急性を考慮してください。メールでの報告は緊急度の低い場合におこなうものです。
今すぐに確認してもらう内容であれば、必ず電話をしてください。メールは、落ち着いたときに確認してもらえる内容の場合に作成しましょう。
またメールを送ったあとに上司と顔を合わせたら、
「〇〇の報告をメールで送りました。ご確認お願いします。」
と一言伝えておくと印象が良いです。
上司のメールには、報告メールは多数届きます。そこでタイトルだけでなんの件の報告なのかをわかるようにしてください。
タイトル例
【営業会議のご報告】
【〇月 進捗状況ご報告】
【至急 〇〇会社からの連絡報告】
【報告・確認依頼 〇〇会社からの新規依頼について】
このように優先度が高い場合には、件名にもわかるように表記しましょう。忙しくても必ず確認してくれます。
報告メールをする場合には、書き出しにも具体的な報告内容を入れてください。そのうえで確認をお願いしましょう。
【〇〇課長
お疲れ様です。
〇〇（自分の名前）です。
お忙しいところ恐れ入りますが、課長にご報告したい案件をまとめました。
ご確認をお願いいたします。】
【〇〇課長
お疲れ様です。
〇〇（自分の名前）です。
ご多忙中恐れ入りますが、本日の会議を報告書にまとめましたので、
ご査収お願い申し上げます。】
【〇〇課 〇〇部長
お疲れ様です。
〇〇部の〇〇です。
先日の出張費についてご報告申し上げたく、ご連絡させていただきました。】
【タイトル：〇社との商談報告
〇〇課長
お疲れ様です。
〇〇です。
お忙しいところ恐れ入りますが、本日の〇社との商談を報告いたします。
下記内容で問題がないか確認をいただき、返信をお願いいたします。
※報告
〇社との商談が本日終了しました。
商談の中で〇社様より、見積価格を下げてほしいとのご要望がありました。
具体的には〇円の値下げ交渉がございました。
返答は明日お電話にてすることになっています。
※確認いただきたいこと
今回、〇円の値下げで進めていこうと思っています。
理由としては～のようなことから金額を考慮しました。
※ご返信いただきたいこと
見積を〇円下げる旨を、明日返答しても問題ないでしょうか。
お忙しい中恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。】
