上司へのメールは、気を配るところが多くて難しいものです。中でもお願いや依頼をするメールを送るときには、表現方法に悩むことも多いでしょう。

上司へお願いしたいことが、文章にすると命令のように聞こえてしまうこともあります。しかし回りくどい言い方をすると伝わりにくいメールになってしまうのです。

丁寧にわかりやすくお願いメールをするには、どのようなことに配慮すれば良いのでしょうか。またシーン別で異なる点はあるのでしょうか。

今回は上司へのお願いメールの書き方を紹介します。シーン別で例文も記載するので、ぜひ参考にしてメール作成をしてみてくださいね。

【テンプレ】上司へのお願いメールの書き方とは？シーン別に紹介！

上司へのお願いメールのポイント

上司へお願いメールをするときは、丁寧に簡潔にわかりやすく記載する必要があります。上司へのメールの中でも、とくに配慮が必要ですのでポイントから把握しておいてください。

ポイント①お願い事項と期日を明確にする

上司へ丁寧にメールをするあまり、何を依頼しているのかわからない場合があります。これでは受け取った上司へ内容が伝わらず困らせてしまうでしょう。

ダラダラと余計な文章を入れるようなことはせず、明確にわかりやすくお願いをしてください。もしお願い事に期日がある場合には、日時もわかるように明記してください。

丁寧な表現はもちろん大切です。しかしお礼や謝罪ではなく、あくまでも依頼メールです。メールの趣旨からずれないように気をつけましょう。

ポイント②気遣いも忘れずに

忙しい上司にお願いをするのですから、簡潔とはいえ気遣いは必要です。長々と気遣いを入れる必要はありませんが、表現方法に配慮するようにしましょう。

たとえば、【よろしくお願いします】という内容でも言葉を付け加えます。

【お忙しいところ申し訳ございませんが】
【ご多忙中お手数ではございますが】
【お手数をおかけいたしますが】

文頭にこのように入れるだけでも言葉が柔らかくなるでしょう。上司を気遣ったうえで依頼していることが伝わるので、ぜひ参考にしてください。

ポイント③最終的に伝えたいことを明記

お願いするときには、依頼内容が明確にあります。また相談しているのであれば、回答してほしいことがあるでしょう。

しかしメールを作成しているうちに、自分の意見や進行具合を書いているといろいろな要素が混ざってしまいます。そこで最終的に上司に求めていることを提示してください。

【いつまでに】
【なんの用件で】
【どのような回答を求めているか】

結果的に上司はメールを見て、どのようなアクションをすれば良いのかわかるようにしましょう。結局何が言いたいのかわからないようなことは避けてください。

上司へのお願いメールで頻繁に使用する用語集

お願いメールをするとき、よく使われるフレーズがあります。内容の合間に使うことが多いので、まずはフレーズを先に頭に入れておきましょう。

【お願い申し上げます】
【していただけませんでしょうか】
【ご依頼申し上げます】
【誠に厚かましいお願いですが】
【突然のお願いで恐縮ですが】

上司へのお願いメール基本

上司へのお願いメールをするときは、構成に沿って埋めていくのがおすすめです。話が脱線することなく、明確で伝わりやすくなるでしょう。

①メールの件名
②宛名・冒頭の挨拶
③具体的な依頼内容・期日
④締めの文章
⑤送信

■本文テンプレート■
件名：営業会議のご相談

〇〇課長

お疲れ様です。
標題の件、
明日の営業会議で使用する資料を作成しました。
本メールに資料を添付いたしますので、
お忙しいところお手数ではございますがご確認をお願いいたします。

大変恐縮ですが本日19時までに返答をいただけると幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。

①メールの件名
上司が多数のメールの中から件名だけで内容がわかるように作成しましょう。単なる『お願い』なのか『確認依頼』『相談』なのかも使い分けてください。

また当日中の場合には『至急』などと入れると、すぐに確認してくれるでしょう。件名を長々と書かないように気をつけてください。

件名例
【明日の営業同行について確認依頼】
【〇〇プロジェクトのご相談】
【至急　発注内容確認お願い】

②宛名・冒頭の挨拶
どんなメールであっても急に要件を書き始めるのは失礼です。最初に誰に宛てたメールなのかを表記しましょう。上司の場合は名前に役職名が一般的です。

その後、最初に挨拶を入れてください。通常は【お疲れ様です】から始めることが多いです。社内ルールがあれば従うようにしましょう。

③具体的な依頼内容・期日
『標題の件』と最初に入れると本文のメリハリがつきます。何をいつまでにお願いしたいのかわかりやすく書いてください。

④締めの文章
最後に、
『確認してほしいのか』
『返事がほしいのか』
『回答を求めているのか』
このような内容を具体的に依頼しましょう。

そして締めの文章に続けてください。

⑤送信
必ず誤字脱字や言い回しなどを確認して、間違いがなければ送信しましょう。上司と顔を合わせたらメールを送ったことを一言伝えておくと良いです。

シーン①資料の確認をお願いする

■件名：〇月〇日営業会議資料確認のお願い

〇〇課長

お疲れ様です。
〇月〇日の営業会議で使用する資料の作成が完了しましたので、
本メールに添付いたします。

※添付ファイル①　企画内容
※添付ファイル②　アンケート結果
※添付ファイル③　今後の指針についてまとめ

お忙しいところ恐縮ですが、ご査収の程よろしくお願い申し上げます。
明後日、参加者に資料配布をおこないますので明日までにご返答いただけますと幸いです。

大変恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。

■件名：会議資料確認のお願い

〇〇部長

お疲れ様です。
来週〇日の営業会議で使用する資料が完成しましたので
別添にてお送りいたします。

内容をご確認いただき、修正箇所がございましたら
ご教示いただければ幸いです。

お忙しいところ恐縮ですが、
〇日までにご返信をいただけますと堪能でございます。

何卒、宜しくお願い申し上げます。

資料を確認してほしい旨を明記し、資料の添付先も伝えましょう。本メールなのか別途送るのか、もしくはデスクに資料を置いてあるのかをきちんと書いてください。

多くの場合はメールに添付するので、添付内容も具体的に書きましょう。そしていつまで返答がほしいのかも最後に入れてください。

資料をよく読んでくださいという意味で『ご査収の程』という言葉は使いやすいです。上司へ丁寧にお願いする表現なので覚えておくと良いでしょう